Dataene må på grunn av problemer med kolonne-forskyvning ved eksport til Excel eller tekstfil fra Duett sine standard rapporter gjøres med funksjonen eksterne rapporteringsverktøy. Det er basert på «Hovedboksposter Forretning.xls» utviklet av Duett sin support laget en tilpasset Excel-mal («Duett til DataRev (MAL).xlsm») for dette formålet.

Forutsetninger (må gjøres én gang):

  1. Last ned filen «Duett til DataRev (MAL).xlsm» og lagre den i en mappe som er tilgjengelig når du kjører Duett og som du lett finner igjen. Opprett gjerne en mappe med navn «Eksport til revisor».
  2. Sjekk at du har modulen Eksterne rapportverktøy ved å gå inn under <Registre> <Klientregister> og arkfane 1 – Generelt. Har du modulen vil du øverst til høyre i feltet ‘Klienten skal benytte’ ha valget ‘Rapportverktøy’. På alle klienter som skal benytte rapporten må du merke av for ‘Rapportverktøy’.
  3. Din bruker i Duett må under <System> <Brukere> og under ‘Adgangskontroll: Funksjoner’ ha rettigheter til Eksterne rapportverktøy. Her må det være haket av for ‘Benytte eksterne rapportverktøy’ under ‘Utskrift/rapportering’. Endring av en bruker må gjøres av en bruker som har rettighet til å endre andre brukere, f.eks. SYS.
  4. Gå inn i under <Rapporter> <Verktøy> <Eksterne rapportverktøy>. Angi filen du har lagret under pkt. 2 i linjen for ‘Navn på Excel arbeidsbok’ ved å klikk på knappen for oppslag i enden av linjen. Trykk ‘Start Excel’
  5. Excel åpnes med den angitte filen. Hvis du her får en serie (6 stk) feilmeldinger av typen «Pålogging til Microsoft SQL Server…Login failed» så ignorer disse i denne omgang med gjentatte OK og Avbryt.
  6. Hvis du nå lagrer malen igjen så skal du senere kunne åpne den direkte fra Excel og slippe serien med feilmeldinger.

Gjøres for hver klient / år:

  1. Du skal da ha fått opp et ark med navnet på klienten (på gul bakgrunn). Ved å legge inn ønsket årstall i rubrikken for årstall, hentes transaksjoner og inngående balanser ut for angitt år og legges i de etterfølgende ark. Bruk knappen for «Bytt klient» for å velge en annen klient. Plasser markøren i feltet for «Klient:» og trykk F9 for oppslag. Hvis du ikke finner klienten du ønsker så sjekk at det er huket av for «Rapportverktøy» på denne klienten (jfr punkt 2).
  2. Dataene i arkene «Hovedbok», «Kunder», «KundeIB», «Leverandører» og «LeverandørIB» skal oppdatere seg automatisk når klient eller årstall endres. Lagre filen «Lagre som…» og filtype «Excel arbeidsbok (*.xlsx)» (altså ikke «Makroaktivert») og med filnavn på formatet «ÅÅÅÅ [Klient] Duett.xlsx» hvor «ÅÅÅÅ» = Regnskapsår og «[Klient]» = egnet forkortelse (bruk gjerne Duett sin forkortelse).
  3. Gjenta punkt 2 (her) for alle aktuelle klienter og regnskapsår og send deretter de lagrede xlsx-filene til revisor.

MERK (kun for revisor)!
Ved import til DataRev skjer følgende ikke helt opplagte tilordning av felter for transaksjonsdata fra Duett:

DataRev Hovedbok Kunder Leverandører
Regnr Mengde1 Forfallsdato Leveringsdato
Objekt Ansattnavn Ansattnavn Ansattnavn
Objekt2 Mengde2 Forfallsdato Leveringsdato