Innledning (muligheter og begrensninger)
Revisoft Databasert Revisjon (DataRev) er et system for importering av regnskapsdata fra klient og kjøring av analyser / spørring på egen maskin. Systemet ble opprinnelig utviklet for import av rapporter fra regnskapssystemet fra Motor Data (MMC), men er siden utvidet til et mer generelt system med importmulighet fra flere vanlige regnskapssystem.
Hovedbok / reskontro
Det er mulig å lese inn både hovedbok (kontogruppe 0) og reskontroer (kontogruppe > 0) for deretter å gjøre analyser av transaksjoner og spørring på kontoer / bilagsnummer.
Kjernen i systemet for regnskapsdata er følgende to tabeller (med felter):
Kontopln (Gr, Kontonr, KnrTxt, Tekst, Arkiv, Kode, ReskGruppe)
Trans (Gr, Kontonr, KnrTxt, Bnr, Dato, Tekst, Beløp, Valuta, ValBeløp, Per, Ser, Art, Mva, Gruppe,
Filial, Avd, Regnr, Åpen L, Flagg L, Faktor)
Feltene for KnrTxt (kontonummertekst) brukes kun i forbindelse med import. Enkelte nyere systemer bruker også bokstaver i «kontonummer» (særlig i reskontro), så da er det nødvendig for systemet å «oversette» til numeriske kontonummer som tildeles løpende. På sikt blir det kanskje nødvendig å legge om slik at også kontonummer blir et tekstfelt slik at det ikke lenger forutsettes at kontonummer består av kun tall.
Videre brukes følgende tabeller (felter) til støttefunksjoner:
Grupper (Gr, Tekst) – Beskrivende tekst for kontogruppene
Serier (Ser, Tekst) – Beskrivende tekst for eventuelle bilagsserier
Arter (Art, Tekst) – Beskrivende tekst for eventuelle bilagsarter
Arkiv (Arkiv, Fraknr, Tilknr, Maske, FraMsk, TilMsk) – Til intervaller for kobling mot arkiv
Mvakoder (Mva, MkTxt, Tekst, Retning, AvgSats, ForholdSats, HBkonto) – Til sjekk av MVA-koder
Noen regnskapssystem bruker «samleposteringer» på det som bokføres mot hovedbok for salg, kunder, leverandører og/eller merverdiavgift. Det er da ikke være mulig å spore / gjøre fullstendig oppslag på hvordan slike bilag er ført uten tilgang til bokføringsjournalene.
Delelager
Det er også mulig (fra noen få systemer) å lese inn lister for lager (lokasjon og verdi) slik at man kan gjøre analyser og foreta tilfeldig utvalg for kontrolltelling.