Utvalgsveiviser

Utvalgsveiviseren er et verktøy for utvelgelse og kontroll av transaksjoner. Det kan gjøres utvalg både på hovedbok og reskontro. Etter å ha trykket på knappen for Utvalgsveiviser kommer det opp et bilde med følgende knapper / valg (fra øverst og venstre mot høyre):

  • Oppfrisk-knappen for oppdatering av dataene i tabellen saldolisten (etter at andre valg er endret)
  • Kontogruppe (her velges om transaksjonene skal velges ut fra hovedbok eller reskontro)
  • Årstall, fra-og-med periode, til-og-med periode
  • Kontointervall fra-og-med – til-og-med
  • Filterknapp (mulighet for å legge inn SQL-vilkår for ytterligere å avgrense grunnlaget for utvalg)
  • Uvesentlighetsgrense (beløp her ekskluderer posteringer med lavere absoluttbeløp fra grunnlaget)
  • Periodiseringskontokode gir mulighet for å ekskludere fra grunnlaget de bilagsnummer som også har postering mot en konto «kodet» som periodiseringskonto. Hvis man har kodet periodiseringskontoene (i balansen) i hovedboken med annet enn «X», må den brukte koden angis i tekstfeltet her. Valget for «Eksakt motpost?» går på om posteringer skal ekskluderes bare det finnes en føring mot en periodiseringskonto på samme bilagsnummer eller om det skal kreves at føringen på periodiseringskonto er en eksakt motpost (altså med samme beløp men motsatt fortegn). Hvis periodiseringer bokføres med samlepost i balansen for mange poster i resultatet må man ta bort krysset for krav om eksakt motpost for å få periodiseringsbilaget ekskludert.
  • Hvis man huker av for «Inverter?» og klikker Oppfrisk så vil saldolisten vise summeringen av de bilag som vil bli ekskludert fra grunnlaget ut fra satt vesentlighetsgrense og/eller periodiseringskontovalg.

Saldolisten viser foruten kontonummer og tekst (beskrivelse) også antall transaksjoner, minste og største transaksjonsbeløp samt sum for valgt år og det foregående. I tillegg vises feltet «Faktor» som kan brukes til å ekskludere enkeltkontoer (ved å sette null) eller å øke sannsynligheten for tilfeldig utvalg ved å sette beløp høyere enn 1 (f.eks. vil tallet 5 gi fem ganger så stor sannsynlighet for utvalg av transaksjonene på den aktuelle konto). Høyeste faktor som kan angis er 9. Saldolisten fungerer ellers på samme måte som tidligere beskrevet med mulighet for søk på kontonummer / tekst og oppslag Kontospesifikasjon og derfra Bilagsspesifikasjon.

Under saldolisten ligger følgende valg knyttet til transaksjonsutvalg:

  • Beløpsgrense for transaksjoner som alltid skal plukkes ut. Alle posteringer over angitt beløp velges ut.
  • Antall tilfeldige utvalg uten beløpsavhengig sannsynlighet
  • Antall tilfeldige utvalg med beløpsavhengig sannsynlighet
  • Kjør utvalg – Foretar transaksjonsutvalg ut fra angitte valg og åpner dette i et eget Utvalgsvindu.
  • Forløpsindikator

Utvalgsvinduet

Utvalgsvinduet har to faner; en for utvalg og gjennomgang av dette og en for beskrivelse og konklusjon.

Utvalgsveiviseren fyller inn en del standard beskrivende tekst knyttet til utvalget og de parameter / avgrensninger som ble valgt. I tillegg fylles det inn noen standard sjekkpunkter. Dette er ment som hjelp (service) og må tilpasses den aktuelle bruk / revisjonshandling.

Under utvalg og gjennomgang gå man gjennom og sjekker de utvalgte transaksjoner og konkluderer på hver enkelt av dem i forhold til sjekkpunktene. Hver utvalgt transaksjon har et merknadsfelt for beskrivelse. Ved oppfølging eller avvik er det særlig viktig at dette brukes. Dobbeltklikk i feltet for bilagsnummer (bnr) for å gjøre oppslag på Bilagsspesifikasjon.

Øverst er det knapper for utskrift (med valg mellom å liste hele utvalget eller kun transaksjoner med oppfølging / eller avvik) og lagring av utvalget til XML-fil (for senere opphenting / fortsettelse).

Hvis utvalget av ulike årsaker knyttet til valgte parameter etc ble «dårlig» er det bare å lukke det igjen (uten å lagre), foreta ønskede justeringer i utvalgsveiviseren og kjøre nytt utvalg. Når man har fått et passende og fornuftig utvalg anbefales det å jevnlig bruke knappen for lagring til XML-fil for å reduserer risikoen for å miste data. Ved første gangs trykk må det angis et filnavn.

Åpne utvalg

Denne knappen viser en dialogboks for valg av fil hvor en kan angi en tidligere lagret XML-fil for utvalg og åpne denne for å fortsette arbeidet / gjennomgå resultatet.